ISO 9000 y los sistemas de gestión

ISO 9000 es una gran herramienta para estandarizar los procesos del negocio sabiéndola utilizar bien. Con la ayuda de Aktiva no sólo va a obtener procesos estandarizados sino un sistema de gestión orientado a los resultados comerciales, financieros y operativos del negocio.

Cualquiera puede cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001, pero pocos pueden sacar todo el provecho de un sistema de gestión que integra a todos los miembros de la organización, independientemente de las áreas.

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Nuestros servicios se adaptan a las necesidades de cada organización en tiempos, costo y requerimientos. Podemos brindarle desde una asesoría puntual hasta un proyecto llave en mano.

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Más información sobre las normas ISO 9000 y los sistemas de gestión

ISO 9000 es una familia de normas internacionales publicadas por el Organismo Internacional de Estandarización (ISO por sus siglas en inglés).

Esta familia establece las bases, requisitos y recomendaciones para implementar un sistema de gestión de la calidad.

Estas normas son elaboradas por el TC 176, comité técnico de ISO asignado para la elaboración, publicación y difusión de normas relacionadas a la gestión de la calidad.

Las 3 normas básicas de esta familia son:

– ISO 9000: contiene los fundamentos y definiciones relacionadas a los sistemas de gestión de la calidad.

– ISO 9001: establece los requisitos para el sistema, esta es la única norma “certificable”.

– ISO 9004: es una guía para mejorar el desempeño de una organización basada en el sistema de gestión.

Un sistema de gestión es un conjunto de elementos (personas, procesos y recursos) alineados para alcanzar los objetivos de una organización.

Los procesos que forman parte del sistema de gestión vinculan a las personas con los recursos. Entonces, si los procesos están definidos, estandarizados y documentados, es más fácil que los objetivos se alcancen.

Entonces, por definición, la estructura de un sistema de gestión debería contar con:

– Objetivos
– Procesos (con sus entradas y salidas)
– Estructura organizacional (personas)
– Infraestructura (recursos)

Los recursos requeridos para el desempeño de una organización y su sistema de gestión incluyen:

– Personas
– Maquinaria, equipos, instalaciones (infraestructura material)
– Recursos financieros
– Materiales (materia prima, insumos, consumibles, productos terminados, etc.)
– Conocimiento

Típicamente, un proceso se documenta en uno o varios procedimientos. Aunque el procedimiento es el formato más común para documentar un proceso no es la única manera. Además, existen innumerables formatos para procedimientos: los hay en prosa, diagramas de flujo, gráficos, tablas. etc.

Un sistema de gestión sirve para alcanzar los objetivos de una organización.

Por ejemplo, si en una empresa su objetivo fuera vender más, entonces el sistema de gestión debería considerar los procesos y recursos necesarios para vender más. Claro que los objetivos de la organización deberían ser medibles. No es suficiente con querer vender más, un objetivo comercial podría ser: “Incrementar las ventas en un 25% sobre las ventas del año anterior”. Estableciendo un objetivo medible, se deberían definir los procesos y recursos necesarios para alcanzarlo.

Obviamente, los objetivos de una organización deberían estar establecidos y alineados a su estrategia (visión, filosofía, propósito, o como cada organización decida llamarle a su objetivo de más alto nivel). En muchos casos, dicha estrategia está orientada a diferentes partes interesadas: clientes, empleados, accionistas, medio ambiente, proveedores, etc. Por lo tanto, conviene que dentro de los objetivos de una organización se consideren dichas partes interesadas. Y como resultado de estos objetivos, el sistema debería considerar los procesos para atender estos objetivos y los requerimientos de las partes interesadas.

Implementar un sistema de gestión para una organización pequeña o mediana (entre 50 y 150 personas) sin procesos complejos lleva entre 2 y 4 meses.

Certificar el sistema de gestión añade 2 meses a dicho proceso, por lo que un proyecto desde el diseño del sistema hasta su certificación lleva entre 4 y 6 meses.

Robustecer y madurar dicho sistema de gestión es un proceso variable cuya duración depende de la complejidad, tamaño y cultura de la organización, algunas organizaciones lo logran en plazos de aproximadamente un año y otras tardan hasta tres.

El trabajo de Aktiva consiste en lograr este objetivo en el plazo de tiempo más adecuado para la organización.

Implementar un sistema de gestión implica varios costos:

1. Horas-hombre del personal de la organización
2. Inversión en mejoras (opcional)
3. Certificación externa (opcional)
4. Consultoría (opcional).

El costo más importante (por monto) es el primero: horas-hombre invertidas por la organización para el proyecto de implementación.

Nuestro trabajo, en Aktiva, es minimizar este costo para hacer el proyecto más rentable. Sin duda, la inversión en consultoría con Aktiva resultará significativamente menor que el ahorro que lograremos en horas-hombre, por lo que nuestros proyectos tienen siempre un retorno sobre la inversión positivo.

Además del ahorro significativo en el costo del proyecto, se debería contratar a un consultor por el valor que agrega en:

– El diseño del sistema de gestión
– La incorporación de las mejores prácticas en los procesos
– El conocimiento de la normatividad relacionada al sistema de gestión

Adicionalmente, en Aktiva somos expertos en:

– Alinear los procesos de la organización a su planeación estratégica y objetivos
– Definir de métricas para el control de la organización
– Encontrar la solución más sencilla para los procesos
– Establecer métodos prácticos para la mejora de los procesos

ISO es la organización internacional dedicada a la publicación de normas o estándares para beneficio de las personas: la estandarización de procesos, productos y sistemas asegura la seguridad, salud, bienestar de fabricantes, intermediarios, clientes y usuarios finales en todo el mundo.

ISO publica normas de productos alimenticios, electrónicos, para al construcción, procesos de manufactura, sistema de gestión, etc.

Existen muchos organismos de certificación en el mundo, algunos países cuentan con entidades de acreditación que otorgan la “certificación a certificadores”. Estos organismos tienen sistemas de gestión que aseguran la calidad e imparcialidad de sus servicios.

A su vez, las entidades de acreditación, están agrupadas y regidas por IAF, el Foro Internacional de Acreditación.

Todos.

En orden de aparición, deberían participar:

– Dirección
– Líder del sistema de gestión
– Dueños de proceso
– Operadores de proceso

Estos son los roles indispensables que se deben asignar en la organización para la efectividad del sistema de gestión. Por supuesto, existen otros roles importantes como los auditores.

Pueden ser asignados a una o varias personas. Una persona podría asumir más de un rol.

Por supuesto. ¿Conviene invertir en mejores procesos? ¿Conviene invertir en mediciones? ¿Conviene invertir en mejores resultados? Por supuesto que si. La inversión que haga en alinear, ordenar, estandarizar y mejorar los procesos de su organización será rentable SIEMPRE.